Voorop in het digitale wonderland

‘We zitten in een mooie flow,’ omschrijft ICT-manager Yoanette den Boer. ‘Ook wie eerst bedenkingen had, is langzaam omgegaan. Medewerkers beginnen er lol in te krijgen. Filmpjes en documenten delen, er blijkt ineens zoveel te kunnen. Ik durf wel te zeggen dat we in de voorhoede lopen als het om automatisering gaat.'

Het vrolijke enthousiasme van Yoanette zal zeker een rol hebben gespeeld. Met een team van in- en externe krachten leidt zij Amstelring sinds 2015 monter en daadkrachtig door het digitale wonderland. Het was niet slecht toen ze kwam, maar het kon ook wel wat beter. ‘Mensen werkten met wel 20 verschillende pakketten. Voor het zorgdossier, de financiële administratie, HR, roosters. Het kennispeil was erg wisselend. En soms waren er problemen met het internet. “Ik zit vast!” hoorde je dan. “Er is te weinig capaciteit!”’

Lekker snel met de glasvezelring

Dat capaciteitsprobleem is op de dag van dit interview opgelost, met aansluiting van alle locaties op de twee nieuwe glasvezelringen van Amstelring. En voor de rest is zo’n beetje alles in beweging. Een grote stap was de aanschaf van Chromebooks, of iPads voor degenen die dat per se wilden. Alle zorgmedewerkers en behandelaars kregen de handzame laptop met besturing via Chrome. Dat betekende ook: afscheid van vertrouwde Microsoft Office-programma’s zoals Powerpoint en Word. En werken in de cloud, dus niets meer opslaan op de eigen computer.

Handig in de nachtdienst

‘We hebben een jaar lang getest,’ zegt Yoanette, ‘en kozen toen voor het Chromebook van Acer. Speciaal voor ons is er een extra camera in gemaakt. Je klapt de laptop dubbel, kijk zo, en dan kun je gewoon voor je uit een foto maken. Dat wordt bijvoorbeeld in de nachtdienst gebruikt bij de dubbele controle van risicovolle medicatie. Een andere verzorgende kijkt dan mee zonder zelf aanwezig te zijn. Daarnaast maakt Chrome gebruik van alle mogelijkheden van Google. Je kunt bijvoorbeeld makkelijk een website maken, met een webinar, les of een training met filmpjes. Tips delen. Chatten via Hangouts. Samen in documenten werken via de Team Drive. En…’

Digitaal zijn

Wacht even! Kan het wat rustiger? ‘O ja,’ lacht Yoanette. ‘Inderdaad. Voor wie dit nog niet kent, is het veel tegelijk. Daar hebben medewerkers natuurlijk ook mee te maken. We steken daarom heel veel tijd in training. Nu natuurlijk, maar straks ook. Mensen uit de teams zijn als gidsen opgeleid. Zij helpen hun collega’s, en wij helpen hen. Nieuwe medewerkers moeten digitaal zijn of bereid zijn het te worden. Niks engs. We leren je eerst de basis. Wat een browser is, een adresbalk, bladwijzers. Hoe je een dossier invult, foto’s of filmpjes uploaden kan. Al dat soort dingen. Steeds iets meer. "Even doorbijten," zeg ik weleens, "je ontkomt er toch niet aan." Zelfs de voordeur gaat bij veel locaties open met een app.’

Je hoeft niet bang te zijn

‘Wat mensen het moeilijkste vinden? Samen in documenten werken. Aan een plan bijvoorbeeld, of een presentatie. “Maar het is nog niet klaar!” roepen ze dan. Je moet elkaar leren vertrouwen, en jezelf durven laten zien. Dat is voor iedereen griezelig, zelfs voor het bestuur. Pas als je er doorheen bent, merk je hoe leuk het is om zo samen te werken. Inge Borghuis, van het bestuur, zei dat van de week toevallig zelf. “Weet je nog,” zei ze ook. “Vroeger moesten we alles opslaan." Je kent het wel: versie 1, versie 2 met opmerkingen, versie 3 definitief. Hoe vaak er niet iets misging! En nu lijkt het alsof je belangrijke tekst kwijtraakt, bijvoorbeeld als een ander het schrapt. Maar je hoeft niet bang te zijn, want je kunt altijd terug naar een vorige versie!’

Zuster Isa: één intern portaal

In de toekomst, denkt Yoanette, zal het werken met de Chromebook nog wat makkelijker zijn. Amstelring gebruikt nu nog verschillende internetportalen naast elkaar. Straks komt alles in één portaal, Zuster Isa. ‘Heel overzichtelijk, Zuster Isa ontvangt je en wijst de weg.’ Zelf ziet de ICT-manager weinig problemen. ‘Mensen worden daar weleens moe van,’ geeft ze toe. ‘Als er iets misgaat, denk ik nooit: wat erg! Ik denk altijd: oké, hoe lossen we dit op?’